PCO : Définition et Fonctions Clés des Organisateurs de Congrès Professionnels

PCO : définition et origine

Le PCO est le sigle de l'expression anglaise Professional Congress Organizer. En français, cela se traduit par « organisateur de congrès professionnel ». Il s’agit généralement d’une agence ou d’une entreprise spécialisée dans l'événementiel. Le rôle du PCO est la planification et la gestion de conférences, réunions et meetings. Il peut aussi travailler comme consultant pour une association universitaire, professionnelle ou sociale. Le Professional Congress Organizer peut être une personne, un spécialiste employé dans un hôtel, un centre de congrès ou exerçant à titre personnel. Il est sollicité pour s’occuper de l’organisation et de la coordination des services lors d’une exposition commerciale commanditée par une entreprise ou un particulier. Le PCO peut aussi mettre son expertise au profit :

• de la planification de cocktails et de soirées,
• de l’organisation d'événements B2B,
• de la régie de spectacles,
• de la planification d'événements culturels,
• de la gestion de l’aspect technique d’un congrès ou d’une conférence,
• de la chefferie de projet événementiel.

Selon certaines études réalisées au Royaume-Uni auprès des lieux de conférence, un tiers des congrès sont organisés par des PCO. En 2006, le marché de la planification d'événements a généré plus de 7,6 milliards de livres sterling en Angleterre. Il s’agit donc d’un secteur particulièrement porteur et le Professional Congress Organizer joue un rôle prépondérant dans cette parfaite mise en place.

Quelles sont les missions d’un organisateur de congrès professionnel (PCO) ?

Pour réussir l’organisation d’une conférence, le PCO commence par se renseigner sur les paramètres de l'événement. En fonction du nombre d’invités, du budget alloué et de la durée, il propose à son client un cadre adapté. Il peut s’agir d’une salle de réunion ou de l’espace extérieur d’un hôtel. Après avoir fait visiter les infrastructures du congrès aux commanditaires, le Professional Congress Organizer aborde avec eux plusieurs autres sujets liés à l'événement. Par exemple, ils échangent à propos du menu, de l’aménagement du lieu de conférence, des prix, de l'équipement requis (audiovisuel, technique, etc.).

Le PCO transmet ensuite les choix de ses clients à des professionnels qui se chargent de l’exécution. Il peut faire intervenir un décorateur dont le rôle sera de sublimer le cadre de la conférence conformément aux attentes des initiateurs de l'événement. Il contacte l’hôtel pour réserver l’espace, sollicite un restaurateur pour le menu et des prestataires pour l’installation des équipements. Le Professional Congress Organizer veille au bon déroulement des activités durant toute la conférence, de l’arrivée au départ des participants. Le PCO peut aussi fournir des services complémentaires comme le transport et l’hébergement des invités à l'événement.

Voici quelques missions que l’organisateur de congrès professionnel peut exécuter :

• vente et coordination de surfaces d’exposition,
• conseil pour le sponsoring et le financement de l'événement,
• inscription des participants au congrès,
• encadrement des intervenants,
• traduction simultanée,
• services sur site (signalétique, sécurité, stand d’accueil),
• marketing et relations publiques,
• bureau de presse,
• recrutement de professionnels sur le site de l'événement,
• secrétariat de congrès, etc.

Le champ d’activité de l’organisateur de congrès est extrêmement vaste. Il joue le rôle d’intermédiaire entre son client et tous les professionnels intervenant sur l'événement.

Pourquoi solliciter un Professional Congress Organizer (PCO) ?

L’organisation d’un événement comme un congrès ou une conférence demande beaucoup de temps. Pour le bon déroulement des activités, il faut mobiliser des ressources matérielles, humaines et techniques. Cela implique notamment de contacter une vingtaine de prestataires, d'élaborer un planning et de manager toute une équipe. Le Professional Congress Organizer ou PCO entretient de bonnes relations avec plusieurs entreprises spécialisées dans le domaine de l'événementiel.

Selon les besoins de son client, il peut joindre rapidement des professionnels de la traduction, des agences de voyages, des compagnies aériennes pour des réservations. Grâce à ses contacts, l’organisateur de congrès professionnel s’occupe efficacement des contraintes liées au catering, à la location de voiture et aux services d’impression.

Solliciter le savoir-faire d’un Professional Congress Organizer c’est déléguer une multitude de tâches techniques à une entreprise ou un particulier qualifié. Cela permet aux commanditaires de la conférence de gagner du temps et ainsi de se concentrer sur le contenu même de l'événement. Avec le PCO, les chances de réussite d’une réunion sont plus élevées. L'organisateur de congrès limite en effet les marges d’erreur tout en veillant à chaque détail.