Réunion de travail : définition, typologies et conseils

Réunion de travail : définition étymologique et au sens large

Du latin « reunio », signifiant l’action d’assembler, la réunion est un regroupement de personnes visant un objectif spécifique. Également désigné par « meeting » en anglais, ce terme implique la présence d’au moins 3 participants. En milieu professionnel, il fait allusion à la concertation du dirigeant et des collaborateurs, dans le but d'échanger des idées, de discuter de l’avancement d’un projet et de coordonner des actions. Ce type de séance stimule la communication interpersonnelle, la synergie d'équipe et l’apprentissage mutuel.

Les objectifs d’une réunion de travail vont au-delà d’un simple partage d’informations, mais prennent en compte la résolution de problèmes. La confrontation des points de vue des participants développe l’intelligence collective et aide à la prise de décisions pertinentes.

Quels sont les types de réunion de travail ?

Les réunions d'équipe sont assez courantes en entreprise. Rassemblant les membres d’un même département (comptabilité, RH, production…), elles permettent de faire le point sur les projets en cours et de préconiser d'éventuelles mesures d’ajustement. Les discussions sont généralement ouvertes et coordonnées par un modérateur préalablement désigné.

Pour définir des orientations stratégiques et opérationnelles, le bureau exécutif se réunit au comité de direction (CoDir). Les intervenants évaluent, à cet effet, la performance globale de l’organisation et identifient les domaines clés à optimiser. Le brainstorming est un meeting extraordinaire visant à recueillir des idées créatives, des conseils et des propositions sur les activités d’une entreprise. Les participants sont composés d’experts pluridisciplinaires et de collaborateurs spécialement sélectionnés pour l’occasion.

Pour finaliser un marché ou trouver un accord entre plusieurs entités, la société peut convier les parties prenantes à une réunion de négociation. Cette rencontre professionnelle peut être dirigée par un médiateur, un facilitateur, un animateur ou un modérateur qualifié. Dans le cadre d’une réorganisation de services, d’une formation sur un nouveau produit ou d’un accueil de nouveaux salariés, l'équipe dirigeante peut convoquer le personnel à un meeting d’information.

Il existe, par ailleurs, des réunions de crise qui visent à résoudre des plaintes des clients, des problèmes de communication interne et bien d’autres types de conflits. Face aux différentes catégories de meeting, le choix du format idéal dépend des résultats attendus par le comité d’organisation.

Comment organiser une réunion de travail efficace ?

Un meeting de travail productif implique une planification minutieuse en amont. De la définition des objectifs à la transmission des convocations, en passant par le choix des participants et de l’ordre du jour, voici les étapes clés de l’organisation.

Définir des objectifs clairs

Une réunion professionnelle peut être motivée par le choix d’un nouveau fournisseur, l’approbation d’un budget, le lancement d’un projet ou la présentation des résultats d’une mission. Elle peut également consister en une répartition des tâches, une formation technique, une négociation, une information urgente ou une résolution de problèmes.

Une définition précise des objectifs permet à l’organisateur du meeting de sélectionner les participants ou intervenants essentiels (collaborateurs, clients, formateur, animateur invité…). Généralement, un effectif de plus de 10 personnes multiplie les sujets de dispersion et prolonge le déroulement d’une session. Le ciblage des objectifs d’une réunion professionnelle aide, par ailleurs, à établir un ordre du jour et à affecter un timing pour les différents points à aborder. Ce dernier critère est déterminant, car l'attention des collaborateurs a tendance à baisser après 50 minutes d'échange.

Planifier efficacement la réunion professionnelle

Il est nécessaire de trouver une date et un horaire qui conviennent aux différents participants ou intervenants du meeting. On recommande donc de recueillir les confirmations de présence, dans le but d’anticiper d'éventuelles absences et d'établir éventuellement un nouveau chronogramme. Les convocations à la réunion professionnelle doivent clairement mentionner l’ordre du jour. Les invités ont ainsi un même niveau d’information, ce qui leur permet de préparer leurs interventions durant les échanges.

Il s’avère également judicieux de choisir un lieu adapté à l’objectif de la réunion, au nombre de participants et à leur profil. Il peut s’agir d’un bureau, d’une salle de conférence, d’un espace de formation, etc. En plus de comporter suffisamment de places assises, l’emplacement doit être équipé d'outils de travail adéquats : tableau blanc, projecteur, connexion Wi-Fi… L’initiateur du meeting doit aussi désigner à l’avance un rapporteur pour prendre des notes et consigner les décisions adoptées lors des débats