Symposium : définition et organisation

L’origine du mot symposium : étymologie et définition

Le symposium est un nom commun masculin utilisé depuis l’Antiquité. À l'époque, il désignait la seconde partie d’un repas à plusieurs où un groupe plus restreint de convives se retrouvait pour boire et discuter autour d’un sujet. Son étymologie est tirée du latin symposium signifiant banquet ou festin ou encore du grec ancien sympósion.

En entreprise, le symposium fait plutôt référence à un congrès scientifique où des professionnels et spécialistes d’un domaine viennent traiter un sujet particulier. En pratique, les symposiums peuvent aborder un thème lié aux sciences, mais aussi :

• à la technologie,
• à la santé,
• à l'éducation,
• à l’environnement,
• à la culture,
• à l’art, etc.

On peut organiser des symposiums qui durent une journée ou plusieurs jours en incluant des présentations, des ateliers de formations, des discussions interactives, des tables rondes, etc. Pour ces événements, on privilégie des lieux comme les centres de conférences ou de recherche, les universités, les salles de congrès, les hôtels…

L’infrastructure doit être adaptée pour l’accueil des convives et faciliter les échanges, surtout si les spécialistes invités au symposium ou colloque scientifique s’expriment dans différentes langues. Des dispositions seront alors prises pour la traduction en français de certains passages (en anglais, en néerlandais, en espagnol, etc.) et inversement.

Comment réussir l’organisation d’un symposium ?

La réussite d’un symposium scientifique passe par plusieurs étapes, de la définition des objectifs à la communication autour de l'événement.

Définir les objectifs du symposium

Avant la planification du symposium, il faut définir ses objectifs en se posant les bonnes questions. Pourquoi organiser ce congrès ? S’agit-il d’un colloque pédagogique ? Quel est le niveau des spécialistes prenant part au symposium ? Les discussions vont-elles s’aligner autour de plusieurs sujets ou un thème unique ? Quels sont les résultats attendus à la fin du symposium ?

La réponse à ses différents éléments sera d’une grande aide pour l’organisation et le suivi de vos événements professionnels.

Établir un budget prévisionnel

La gestion financière est capitale dans l'organisation d’un symposium. Le budget prévisionnel doit inclure les dépenses comme la location de salle, le transport des spécialistes, la restauration, la logistique, la communication, etc. Il faudra penser aux imprévus en ayant une marge suffisante.

On peut obtenir des financements pour les symposiums à travers les recherches de subventions, de sponsors ou de partenariats. Des revenus peuvent également être perçus grâce à la billetterie, la vente de repas, la location de stands d’exposition, etc.

Le lieu et la date du symposium

Le budget permet d’identifier les possibilités en termes de salle ou de lieu approprié pour le symposium. On tiendra compte du nombre de participants attendus. Le choix de la date doit convenir aussi bien aux conférenciers ou spécialistes comme au public. Éviter si possible les conflits avec d’autres événements majeurs ayant la même cible et réserver la salle pour garantir sa disponibilité.

Établir le programme du jour et gérer la logistique

Le programme du symposium doit être connu, étape par étape avec les heures correspondantes, selon les différentes interventions prévues. Il doit être assez riche pour captiver les participants et favoriser les échanges. La logistique inclut tous les équipements audiovisuels, la connexion internet ou encore la disposition de la salle.

Faire la promotion du symposium

En fonction du type de symposium, il peut être nécessaire de mettre en place une stratégie marketing pour attirer les participants. On recommande de varier les outils de communication (en ligne et hors ligne) pour davantage de visibilité.