Appel d’offres ouvert (AOO) : tout savoir sur cette procédure

Appel d’offres ouvert : définition

Prévu par le Code de la commande publique, un appel d’offres ouvert est une procédure de passation de marché public qui permet à l’acheteur de trouver une offre économiquement avantageuse sans avoir à négocier. Il est accessible à toutes les entreprises intéressées de soumettre une offre après avoir retiré le dossier de consultation. Cette démarche assure une concurrence loyale et transparente entre les soumissionnaires, favorisant ainsi l’obtention de conditions avantageuses pour l’organisme demandeur.

Dans ce cadre, toutes les offres sont examinées selon des critères préétablis et objectifs, garantissant l'équité du processus. Cette approche favorise également l’accès à de nouvelles opportunités d’affaires pour les entreprises, indépendamment de leur taille ou de leur notoriété préalable.

Au même titre que l’appel d’offres restreint, l’appel d’offres ouvert fait partie des deux formes prévues par le Code de la commande publique.

Qui organise la procédure d’appel d’offres ouvert AO ?

Le lancement d’un appel d’offres ouvert est réalisé par l’acheteur public ou pouvoir adjudicateur. Autrement dit, en dehors de l’acheteur public, toute personne ou tout établissement public tel que l'État ou les collectivités territoriales peuvent décider du lancement d’un appel d’offres ouvert.

Pour que cette procédure se déroule conformément aux règles et pour garantir sa transparence et son équité, l’acheteur public doit réaliser différentes tâches obligatoires telles que :

• la rédaction du dossier de consultation des entreprises (DCE),
• la publication de la procédure d’appel d’offres ouvert,
• la gestion du délai pour la transmission des plis,
• la réception et l'étude des candidatures reçues,
• l’analyse des offres et l’attribution du marché,
• l’envoi des lettres de rejet.

Le DCE doit obligatoirement contenir toutes les pièces constitutives du marché. Il s’agit notamment du cahier des clauses administratives particulières (CCAP), de l’acte d’engagement, un cahier des clauses techniques particulières (CCTP), un contrat de maintenance ainsi que les pièces relatives aux coûts de prestation.

Comment se déroule la procédure pour suivre un appel d’offres ouvert ?

Dans une procédure d’appel d’offres ouvert, les entités publiques publient leurs besoins en services ou produits, invitant ainsi toutes entreprises intéressées à soumettre une proposition. Après la clôture de la période de soumission, les offres sont évaluées selon des critères préétablis pour sélectionner le meilleur candidat.

Rédaction et publication de l’AAPC

Dès le début de la procédure, le pouvoir adjudicateur rédige un avis de préinformation destiné à informer les entreprises intéressées par l’AO de la future mise en concurrence. Il doit également rédiger l’avis d’appel public à la concurrence (AAPC), un document qui contient toutes les informations utiles sur le marché à attribuer.

L’avis d’appel public à la concurrence est requis lorsque le coût des prestations est supérieur à 221 000 € HT pour les collectivités locales et 144 000 € HT pour l'État et les établissements publics. Ces seuils concernent uniquement les marchés de fournitures et services. Lorsqu’il s’agit des marchés de travaux, la publication d’un avis d’appel public à la concurrence est lancée dès que le montant des travaux dépasse 5 548 000 € HT.

Envoi de l’avis d’appel d’offres aux candidats

Une fois la publication de l’AAPC effectuée, le pouvoir adjudicateur ou l’acheteur public envoie l’avis d’appel d’offres aux candidats ou entreprises intéressées. Lorsque la procédure se fait par voie électronique, les candidats ont, à partir de la date de publication de l’avis d’appel d’offres, un délai de 47 jours pour déposer leur candidature. Si la publication du DCE n’est pas accessible par internet, les candidats ont dans ce cas 52 jours pour manifester leur intérêt.

Après la réception des candidatures, le pouvoir adjudicateur met le DCE à la disposition des entreprises intéressées. Le document de consultation des entreprises est transmis aux candidats sous un délai de 6 jours à partir de la réception de l’offre. Pour que la candidature soit validée, ce document doit être dûment rempli par les candidats.

L’enregistrement des candidatures

La procédure d’appel d’offres ouvert passe également par l'enregistrement des candidatures chez le pouvoir adjudicateur. Les candidatures doivent être déposées sous pli fermé, numérotées et inscrites dans un régime des dépôts.

En ce qui concerne le format des documents, il doit scrupuleusement respecter les normes prévues par l’AAPC.

Les avantages et les inconvénients de l’AO pour les entreprises

Les appels d’offres ouverts permettent à tous candidats intéressés de soumettre une offre. Cette procédure favorise ainsi la concurrence et donne une chance à toutes les entreprises de remporter un marché, quelle que soit leur taille. Les critères de sélection sont aussi clairement définis et communiqués à l’avance. Les entreprises savent ainsi parfaitement ce qui est attendu d’elles.

En revanche, il n’y a aucune négociation possible avec l’acheteur pendant un appel d’offres ouvert. Cette démarche peut aussi être parfois longue et particulièrement complexe pour les entreprises qui n’ont pas une bonne connaissance des marchés publics. Pour les marchés de grande valeur, les petites entreprises peuvent également être très vite balayées par les mastodontes du marché.