Évènementiel : définition et mise en situation

Événementiel : définition

Étymologiquement, « évènementiel » vient du mot français « évènement » auquel est ajouté le suffixe « iel ». Ce dernier vient du latin « evenire » qui signifie « advenir ». Le mot évènementiel est un adjectif qui désigne tout ce qui a rapport à un évènement. Ce terme est aussi utilisé pour désigner un secteur d’activité tertiaire en pleine évolution en France et un peu partout dans le monde. Il s’agit de celui qui s’occupe de l’organisation des évènements.

Dans le monde professionnel, ces derniers constituent des outils de marketing d’une grande importance pour faire connaitre les activités, les produits ou les services proposés par les entreprises. La communication évènementielle permet notamment d’attirer de nouveaux partenaires à travers l’organisation de divers évènements professionnels (séminaire, conférences…).

Dans la vie d’une entreprise, ces outils de marketing peuvent également servir en interne au recrutement du personnel, à la motivation des salariés ou au renforcement de l’esprit d'équipe. Cependant, le secteur de l'évènementiel ne concerne pas que les professionnels. En plus des entreprises, des évènements peuvent être organisés pour des collectivités, des associations ou même des particuliers. Dans ce dernier cas, ils ont généralement pour but de divertir un public précis.

Quels sont les intervenants du secteur de l'évènementiel ?

On distingue principalement trois types d’entités qui interviennent dans le secteur de l'évènementiel, que sont :

• les annonceurs,
• les agences évènementielles,
• les prestataires…

Les annonceurs ne sont rien d’autres que les entreprises ou les particuliers ayant besoin de l'organisation d’un évènement pour atteindre certains objectifs. Elles soumettent leur projet évènementiel aux professionnels du domaine, que sont les agences évènementielles. Ce sont des structures spécialisées dans l’organisation de tout type d'évènement aussi bien aux entreprises qu’aux particuliers.

Elles s’occupent de la réalisation du début jusqu'à la fin du projet évènementiel (conception, gestion, organisation et promotion) en ayant recours aux services de différents prestataires. Ces derniers sont sollicités par une agence évènementielle pour s’occuper de l’aspect technique et logistique de l'évènement. Dans la plupart des cas, il s’agit des traiteurs, des entreprises de sonorisation ou de transport, des hôtels, des restaurants, des salles de conférences…

Comment fonctionne une agence évènementielle ?

Une agence évènementielle est composée de plusieurs professionnels du domaine qui remplissent chacun des fonctions spécifiques dans le cadre de l'organisation d’un évènement. Le premier d’entre eux est le responsable de projet. Ce professionnel prend en charge la gestion des différents prestataires qui seront nécessaires et de la logistique. Il s’occupe notamment de la réservation des hôtels pour l’hébergement des invités, des moyens de transport pour leur déplacement afin qu’ils puissent se rendre sur les lieux de l'évènement.

En dehors du responsable de projet, on retrouve dans une agence évènementielle des créatifs. Ces derniers sont chargés de proposer des idées originales capables de répondre aux besoins et attentes des clients de l’agence. Dans certains cas, ce rôle de conception peut être pris en charge par des directeurs de production s’ils sont capables de faire preuve de créativité. Parmi les professionnels qui interviennent au sein d’une agence évènementielle, il y a le spécialiste de contenu dont le rôle est de programmer les activités qui auront lieu lors de l'évènement.

On retrouve également le responsable technique et le régisseur général qui s’occupent de la conception technique du projet et s’assurent de sa faisabilité. Certaines agences évènementielles disposent d’une équipe de techniciens (ingénieurs de son, agents de sécurité, éclairagiste, décorateur…) qui veillent au bon déroulement de l'évènement au moment opportun. Cette liste de professionnels n’est pas exhaustive. Elle peut varier selon la structure interne des agences.

Comment réussir dans le secteur de l'évènementiel ?

Réussir dans le secteur de l'évènementiel nécessite des compétences, des qualités et des capacités professionnelles spécifiques. Ces dernières sont généralement acquises à la suite d’un cursus universitaire ou d’une formation spécialisée en organisation d'évènement. Il s’agit là d’une étape incontournable pour avoir une vraie connaissance du secteur de l'évènementiel afin de faire preuve de professionnalisme. Mais ce ne sont pas là les seules clés de la réussite. Ce secteur d’activité nécessite aussi de l’expérience. Il faut participer à l’organisation de plusieurs types d'évènements pour mieux faire face aux difficultés qui peuvent survenir.

La formation continue est également essentielle parce qu’elle permet de facilement s’adapter aux changements que peut connaitre ce secteur d’activité. En plus de cela, un professionnel en évènementiel doit disposer de certaines aptitudes pour organiser des évènements capables de répondre aux attentes des participants. Parmi ces dernières, on peut citer l’aisance relationnelle, la réactivité, l’adaptabilité… Il doit aussi avoir une bonne gestion du stress et un sens de la négociation.

Quel est l’impact du numérique sur le secteur de l'évènementiel ?

L’avènement de la visioconférence a révolutionné le secteur évènementiel, permettant aux équipes de se connecter depuis n’importe quel lieu, sans la nécessité de se rassembler dans de grandes villes. Les évènements numériques intègrent désormais des technologies de pointe, telles que les applications mobiles et les systèmes de navigation interactifs, offrant aux participants une expérience immersive et personnalisée. Ces outils technologiques ne se contentent pas d’améliorer l’immersion et l’interaction pendant l'évènement, ils peuvent aussi favoriser l’optimisation de la visibilité de l'évènement avant son lancement.

Les agences doivent intégrer ces innovations à leur fonctionnement pour garantir le succès des évènements organisés. La digitalisation offre aux organisateurs un avantage compétitif significatif, tant en matière de visibilité que de réputation. Les évènements dotés de fonctionnalités interactives et connectées sont aussi plus aisément mesu