Rencontres professionnelles : définition et avantages

Qu’est-ce qu’une rencontre professionnelle ?

Il s’agit d'évènements qui permettent un échange ou un partage d’information entre professionnels d’un ou de plusieurs domaines d’activité sur des sujets variés. Généralement initiées par une entreprise ou une association, les rencontres professionnelles permettent de discuter de sujets pertinents, collaborer sur un projet, partager des connaissances ou prendre d’importantes décisions concernant un secteur d’activité ou une entreprise en particulier. Ce type d'évènement professionnel peut prendre la forme de séminaire de formation, de conférence ou de réunion de travail au sein d’une organisation.

Pour les entreprises, ces rencontres sont des plateformes d’apprentissage, de réseautage, de discussion, de coordination et de résolution de problèmes spécifiques. Elles favorisent le développement professionnel, améliorent la productivité des participants et facilitent l’acquisition de nouvelles compétences. En tant que dirigeant d’entreprise, le but d’une rencontre professionnelle est de communiquer sur des informations importantes afin de s’assurer que les collaborateurs sont alignés sur les objectifs de l’organisation. Organiser une rencontre entre professionnels d’une même entreprise est donc essentiel à la vie et au fonctionnement de la structure.

Quels sont les avantages des rencontres entre professionnels ?

Selon les métiers concernés, ces réunions de travail peuvent être très bénéfiques pour les professionnels et les entrepreneurs. Elles permettent aux chefs d’entreprises de se tenir au courant des différents enjeux liés au secteur, mais également d'élargir le réseau, de partager des connaissances, de profiter d’une formation et d’acquérir de nouvelles compétences.

Connaître les enjeux du secteur

Pour garantir une plus grande efficacité et une stabilité au sein d’une entreprise, il est important de savoir anticiper les transformations et les changements à venir dans un secteur ou concernant un métier en particulier. De fait, l’un des principaux avantages à participer à ces rencontres entre professionnels est la possibilité de bénéficier d’une analyse globale sur les enjeux d’un secteur ou d’une profession.

Des intervenants et experts reconnus de différents métiers abordent divers sujets et font un état des lieux d’une activité. Pendant la séance de travail avec tous les collaborateurs de l’entreprise, ils déchiffrent les limites et les avancées d’une méthode ou d’une stratégie et, surtout, ils abordent les grands enjeux à venir dans le secteur. Sur le plan de la carrière, participer à une rencontre professionnelle est l’occasion d'étudier les possibilités de construction de nouveaux plans de carrière ou de changements de trajectoires pour les entreprises. Elles constituent des plateformes idéales pour avoir une vision à long terme des objectifs du secteur d’activité.

Élargir et développer son réseau

Le réseautage est un indispensable de la vie professionnelle. Participer à un évènement professionnel contribue à la construction d’un réseau. Les rencontres réunissent en un même lieu de nombreux experts et entreprises différentes. Au cours des débats et des échanges, les collaborateurs et les chefs d'équipe profitent de leurs expériences mutuelles pour élargir leur vision de la profession. Il peut arriver qu’un professionnel décroche un nouvel emploi ou une collaboration après avoir participé à ce type de rencontre. Le grand nombre de personnes rencontrées à ces évènements constitue une importante base de contacts professionnels dans les autres entreprises pour la construction de son réseau.

Plus on obtient de contacts dans un domaine d’activité, plus on agrandit son réseau et plus on a de chance d’accéder à de grandes opportunités pour avoir un job ou signer un contrat. Il est aussi possible de demander ultérieurement à un autre professionnel des conseils à propos d’un projet ou d’une situation que les autres auraient déjà vécue. Aller aux rencontres professionnelles est également un bon moyen d’obtenir rapidement un travail ou de se tenir au courant de quel poste s’est libéré dans telle ou telle entreprise grâce à son réseau.

Les professionnels qui participent à des réunions de travail interprofessionnelles peuvent avoir des propositions d’emploi de la part de contacts bien placés. DRH, managers, directeur marketing ou financier : les acteurs de divers secteurs d’activité organisent aujourd’hui des rencontres auxquelles sont conviés les professionnels et les experts du domaine.

Acquérir de nouvelles compétences

Le partage de connaissances et d’expérience est au centre des activités qui sont menées à un évènement professionnel. C’est un atout non seulement pour l’entreprise, mais aussi pour tous ceux qui veulent booster leur vie professionnelle. Pendant ces réunions de travail, les seniors apportent aux plus jeunes leur savoir-faire dans le secteur d’activité pour leur éviter certaines erreurs et leur faire gagner du temps. C’est le lieu parfait pour rencontrer toutes sortes de personnes tout au long de sa carrière (des clients, des supérieurs hiérarchiques, des collègues, et même des concurrents). C’est aussi un bon moyen de se mettre à jour et d’acquérir de nouvelles compétences. Chaque évènement est porteur d’une signification particulièrement bénéfique pour le parcours professionnel.

Comment réussir l’organisation d’une rencontre professionnelle ?

Qu’il s’agisse d’une réunion de travail, d’un séminaire de formation ou d’une conférence, organiser un évènement professionnel n’est pas une mince affaire. Cela se fait en plusieurs étapes et nécessite la prise en compte de certains paramètres.

Préparation de l'évènement

Pour réussir une rencontre professionnelle, la première étape est d'établir un ordre du jour précis avec des objectifs fixés. Il faut également identifier les participants concernés (chefs d'équipes, collaborateurs, DRH, managers, etc.) et fixer une heure de rencontre appropriée. L’organisateur doit veiller à ce que le thème reste fidèle à l’activité ou au secteur. Les invités et les participants doivent aussi être des acteurs du domaine. Il est possible d’utiliser des applications de gestion de réunion pour automatiser le processus d’organisation et pour envoyer les invitations aux professionnels.

Communication sur l’ordre du jour

Communiquer un ordre du jour en amont à la réunion (idéalement quelques jours avant l'évènement) est indispensable pour la réussite de l'événement. Cela inclut les informations clés telles que le lieu, l’heure et la date et les principaux objectifs de la réunion de travail ou de la conférence. On peut faire une liste détaillée des points de discussion pour donner aux participants le temps de se préparer et de définir leurs attentes.

Définition des règles de base et animation de la réunion

Les règles à fixer pour la réussite de la rencontre prennent en compte le respect des opinions et des délais de parole pour garantir un dialogue équilibré. Les participants à ces réunions professionnelles doivent aussi mettre leurs appareils électroniques en mode silence pour minimiser les distractions. Le but est de créer un environnement propice à une discussion fructueuse et au partage de connaissances. Les discussions doivent être axées sur l’ordre du jour.

Les participants les plus silencieux doivent être incités à exprimer leurs pensées. À la fin de la rencontre, le maitre de cérémonie résume les principaux points de la discussion et fournit, si nécessaire, des éclaircissements. Une rencontre professionnelle réussie peut déboucher sur la création d’un réseau solide et sur l'acquisition de nouvelles compétences. L'évènement professionnel sert aussi de plateforme pour la formation des jeunes collaborateurs grâce aux interventions des seniors avec un plus grand parcours.